Errores en reuniones de trabajo

April 14th, 2014 § 0 comments § permalink

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Hola que tal… durante mi vida profesional me ha tocado entrar a muchas reuniones de trabajo algunas como participante, otras como invitado, otras más como experto y otras más como coordinador y he detectado que cometemos muchos errores que impiden que las juntas sean 100% productivas.

A continuación unos cuantos errores y la forma de minimizarlos.

  1. Tienes muchas juntas en lugar de las necesarias.- esto se conoce como juntitis y si durante tu jornada laboral no tienes tiempo de darle seguimiento a las actividades o tareas asignadas terminara el día y no tendrás un avance. Existen formas de ir delegando las actividades asumidas mediante el uso del correo electrónico que puedes realizar al término de la reunión usando tu lap.
  2. Inicio tardío de las reuniones.- el tener una agenda llena de reuniones inevitablemente te llevara a llegar a una de ellas tarde provocando este error comúnmente. Es importante agendar reuniones escalonadas que nos permita atenderlas de manera eficiente.
  3. Escuchar a la multitud en lugar de los expertos.- cuantas veces pasa que todo mundo da su opinión y todo mundo sugiere acciones, pero el experto o no fue o simplemente fue callado por algún jefe de esos que abundan por muchos lados. En la medida de lo posible dejen que el experto explique la situación y las acciones requeridas así como el tiempo y los recursos necesarios para que se ponga a trabajar pero a la voz de ya.
  4. Importa el tiempo y no las actividades o tareas.- les ha pasado que les mandan avisos de reuniones de 2 horas o más sin una lista de tareas o actividades justificables y todo el tiempo se va en puras palabras. En este caso es necesario identificar pendientes, reconocer su criticidad, asignarles prioridad y asignar tiempos y responsables para que los indicados se pongan a trabajar lo más pronto posible.
  5. Están muchos invitados y pocos actores.- este error pasa cuando se quiere dar una explicación a cierto nivel gerencial o ejecutivo y las reuniones se tienen que realizar en una sala de cine o mínimo en un auditorio porque son tantos los presentes que al final de la reunión se termina hablando de otros problemas que no tienen nada que ver con el tema principal. Para evitar esto es necesario realizar actualizaciones frecuentes (dentro de lo posible), precisas y concisas de las acciones ejecutadas, en ejecución y por ejecutarse para que los jefes estén enterados y puedan tomarse decisiones de apoyo periféricas.
  6. Se come o bebe durante la reunión.- llegan a la junta y uno de los presentes (normalmente el jefe, coordinador o alguien con puesto) está devorando una hamburguesa, una ensalada o un sándwich porque no tuvo el tiempo para salir a comer y tienes que esperar a que termine. Para empezar se me hace una falta de respeto hacia ti mismo y hacia los demás… una cosa es que no hayas querido tomar al menos 15 minutos para comerlo y otra es que los demás tengan que chutarse los benditos olores de los condimentos. La forma de resolverlo es sencilla, busca un lugar y date el tiempo (15 minutos al menos) para comerlo, de cualquier modo el problema sigue y seguirá pero tu salud no.
  7. Existen distractores tecnológicos.- ahora en día todo mundo tiene o celular o tableta o laptop y las lleva a la reunión… suele pasar que nos distraemos con ellos ya sea enviando/recibiendo mensajes, correos o simplemente cambiando de ventanas. En muchos casos se justifica el uso de dichos aparatos electrónicos pero lo mejor es tener un código de uso con ellos para minimizar el tiempo que nos distraen y enfocarnos en la reunión.
  8. Se atienden emergencias.- les ha pasado que a media reunión alguien recibe un mensaje o una llamada para informar o comentar que no hay sistema, la base de datos no responde o el servicio responde muy lento… el pan de todos los días. Para este tipo de eventos es necesario identificar si tenemos personal que pueda dar los primeros auxilios o aplicar RCP a nuestro sistema, base de datos o el servicio. Lo ideal sería que si pero si el evento es un problema crítico el cual requiera la atención del experto entonces se deberá posponer, comentar los temas de modo somero y enfocarnos en la emergencia.

Como pueden ver… los errores son simples y muy fáciles de resolver, el problema estriba que muchas veces nos dejamos llevar por la emergencia, la inmediatez y la falta de experiencia o timing en este tipo de eventos.

Existen muchos más errores que se cometen y que obviamente no están en esta lista… pero son los que más me han tocado vivir y créanme que son bastante molestos.

Saludos y nos vemos en la próxima.